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    這些Excel技巧,你一定能get到!

    發表時間:2018-03-13 來源: 互聯網 作者: pc9 閱讀: 1274

    Excel是辦公室文員幾乎天天都要用到了,熟練的使用Excel絕對能讓工作效率上個樓層,很多人都深有體會,報表看似很簡單,整理起來真的很費力氣,如何讓工作更有效率,以下是小編的經驗之談,請笑納。


    1、迷你圖

    傳統報表都是一大堆晦澀的數字,你能想象得出老板看到它們時的樣子嗎?其實在2013版本之后,Excel便已經支持一種名叫迷你圖的東東。首先選中待處理字段,點擊“插入”→“迷你圖”,即可在數據段后方快速插入一組折線或者條形圖。由于迷你圖只占一個單元格寬度,它比傳統圖表更適合處理大批量字段,更適合在表格中使用。

    Excel迷你圖

    2、快速分拆ERP數據

    有時我們會遇到一些從ERP或銀行系統導出的數據,這些數據雖然表面都是Excel文檔,但往往“堆擠”在一起,沒辦法進行運算。其實針對這一問題,我們可以借助“數據”面板下方的“分列”功能對數據快速分列。Excel支持“逗號”、“Tab”、“分號”、“空格”、“固定間距”以及其他符號作為分隔標志,短短幾步,就能將數據標準化成傳統表格。

     快速分列

    3、上期報表移到本期使用

    將上期報表轉移到本期使用,辦法很多,但一個最簡單的方法是將里面的常量一次性清除,只保留公式。具體方法是,點擊“開始”→“查找和選擇”→“定位條件”→“常量”,按下Delete鍵。這樣我們就得到了一份只有公式沒有數值的表格,直接填入本期數據就可以了。

    快速清除表中公式

    4、快速填充0到1000

    從0到1000,如何快速添加到Excel表中呢?其實最簡單一個方法,是在第一個單元格中輸入“0”,然后點擊“開始”→“編輯”→“填充”→“序列”,將對話框中“將序列產生在”改為列,終止值設為“1000”,確定后0-1000便填好了。

    快速填充0-1000

    5、填充工作日

    制作工資表肯定會用到工作日,在Excel中我們可以借助“快速填充”一鍵完成這一要求。具體方法是,輸入第一天日期,拖動填充柄到目標位置,接下來在選區右側快捷按鈕中選擇“填充工作日”。這時你會發現,填充好的數字正好就是本期工作日(即去除了周六、日的日期)了。

    快速填充工作日

    6、一鍵顯示公式

    很多小伙伴熱衷于為表格做公式,七改八改最后把自己都改暈了。其實在Excel中,我們完全可以像使用“照妖鏡”一樣,讓表格里的公式展現出本來的面目。具體方法就是按一下Ctrl+~。沒錯!這就是顯示單元格公式的快捷鍵。

     一鍵顯示表格中的公式

    7、數據透視表之“切片器”

    數據透視表很多人都用過,但里面的“切片器”知道的就不多了。其實“切片器”是數據透視表中一項非常有用的功能,可以非常直觀地將可篩選字段做成按鈕顯示在表格上。

    具體方法是,點擊“數據透視表工具”→“分析”,選擇“篩選”→“插入切片器”,接下來勾選要篩選的字段即可。

    數據透視表之“切片器”

    8、長表格每頁自動打印“表頭”

    如果表格很長,打印時就會出現第2、3、4……頁沒有表頭的情況。想讓表頭自動出現在每一頁上,只要點擊“頁面布局”→“打印標題”,然后在彈出對話框中選擇“打印標題”→“頂端標題行”,接下來勾選標題行區域。再次打印時,表頭就會自動出現在每張紙的最上方了。

    設置表頭在每一頁上打印

    9、一秒找出表中重復值

    如果將表格中的重復值一鍵標出呢?最快捷的一個辦法,是點擊“開始”標簽→“條件格式”→“突出顯示單元格規則”→“重復值”。沒錯!一秒足夠了。

    一秒找出表格中的的重復值

    10、被忽視的“快速分析”

    “快速分析”是Excel中一項非常實用的功能,比方說你想讓單元格中的數據自動以可視化方式展現,就可以首先選中數據區域,點擊“快速分析”→“格式化”→“數據條”,這時Excel會自動在每個單元格之內加入一組條狀圖,效果相當不錯。類似的,你還可以嘗試“色階”、“圖標集”、“顏色區”、“迷你圖”等功能,效果也都很棒!

    Excel的“快速分析”按鈕

    11、F4切換絕對引用和相對引用

    每次寫公式時,類似“$A$1”這樣的絕對引用符絕對能讓人崩潰,其實Excel中是有一個好辦法能夠快速解決這個問題的,這就是在公式編輯時按下F4。按下后,Excel會自動將相對引用值轉換為絕對引用值,相比來說,工作難度大大降低了。

    利用F4快速得到絕對引用值

    看完這篇文章,是不是覺得有幫到你呢?對于財務小伙伴格外有幫助哦,試用一下吧!最后同樣希望大家多關注PC9軟件園,這里每天會定時更新軟件應用信息和各類熱門資訊。

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